Pouvez-vous tenir votre comptabilité sur un tableur ?

Si vous tenez vous-même votre comptabilité, vous pouvez le faire sur un document papier, sur un logiciel du commerce ou sur un tableur de type Excel. Mais quelle est la valeur d’une comptabilité tenue sur tableur aux yeux de l’administration ?

En théorie, le fisc admet que vous teniez votre comptabilité sur un tableur. Mais, en pratique, ce choix présente deux inconvénients majeurs.

Tout d’abord, une règle fondamentale de la comptabilité, c’est qu’elle doit assurer l’intangibilité et l’irréversibilité des écritures comptables. Ce qui signifie, en clair, que, lorsque vous avez déposé votre déclaration 2035, vous ne devez plus pouvoir modifier ces écritures. Or, avec un tableur, il est toujours possible de modifier ou de supprimer des enregistrements comptables.

Le deuxième inconvénient, encore plus grave, est que si vous tenez une comptabilité informatisée et si vous faites l’objet d’une vérification de comptabilité ou d’un examen de comptabilité (voir ci-dessus), vous devez fournir au vérificateur une copie du « fichier des écritures comptables » (FEC) répondant à des normes très précises prévues par l’article A 47 du livre des procédures fiscales. Or, si vous ne fournissez pas ce fichier à l’agent de l’administration ou si le fichier remis n’est pas conforme aux normes requises, vous risquez une amende de 5 000 euros par année concernée ! Une comptabilité tenue sur un tableur ne vous permet pas de créer ce fichier des écritures comptables.

Pour éviter cette amende de 5 000 euros, vous avez plusieurs solutions :

- faire tenir votre comptabilité par un expert-comptable. C’est lui qui se chargera de transmettre à l’administration le fichier demandé.

- tenir votre comptabilité sur un logiciel du commerce, permettant d’envoyer à l’administration un fichier des écritures comptables aux bonnes normes. Vous pouvez le faire par exemple en utilisant BNC Express qui est un des meilleurs logiciels de comptabilité pour les professions libérales (il est disponible sur le site www.trefle-rouge.com) et qui vous coûtera un peu moins de 250 euros ! Il vous permettra en outre de remplir automatiquement les documents demandés par votre AGA et de télétransmettre votre déclaration 2035 à cet organisme et à l’administration fiscale.

- tenir votre comptabilité à la main sur un registre papier. C’est fastidieux, propice aux erreurs de calcul et plein de pièges car le document doit être sans blancs, lacunes, transports en marge, ratures ou surcharges ! Mais vous échapperez ainsi aux examens de comptabilité ou à l’envoi d’un fichier des écritures comptables…

Il y a enfin une autre solution que certains conseillent mais qui nous paraît très risquée : c’est de tenir la comptabilité sur un tableur, de l’éditer sur un document papier et de fournir exclusivement ce document papier à l’administration. Mais celle-ci ne risque-t-elle pas de considérer qu’elle est alors en présence d’une comptabilité informatisée ? D’autant que la définition donnée des « systèmes informatisés comptables » dans le bulletin officiel des impôts (BOI-BIC-DECLA-30-10-20-40 n°170) nous incite à le penser. Il n’est peut-être pas utile de prendre autant de risques pour économiser quelques centaines d’euros.