Comment préparer votre comptabilité

C’est de nouveau le moment de penser à préparer votre déclaration 2035. La date limite de dépôt est cette année encore fixée au 5 mai mais les associations agréées la réclament beaucoup plus tôt pour pouvoir accomplir les examens qui leur incombent. Que vous fassiez vous-même cette déclaration ou que vous confiez le soin de la rédiger à un expert-comptable, vous devez commencer par mettre en ordre tous les éléments de votre comptabilité. Voici comment procéder.

Les documents à rassembler

Si vous n’avez toujours pas commencé à préparer votre comptabilité, voici la liste des documents indispensables pour le faire (en espérant que vous les avez conservés…) :

- les relevés de votre compte bancaire professionnel ainsi que tous les autres documents concernant ce compte (bordereaux de remise de chèques, relevés de carte de crédit, frais, agios, etc.)

- les talons des chéquiers de ce compte professionnel,

- les relevés bancaires de votre compte privé, si vous avez payé des dépenses professionnelles avec ce compte privé.

- les pièces justificatives des dépenses professionnelles,

- les documents sociaux (URSSAF, CARMF et RSI),

- les attestations de cotisations Madelin. Ces attestations sont indispensables pour connaître le montant effectivement déductible des sommes que vous avez versées.

- le dossier de votre association agréée. Prenez en connaissance avant de le transmettre à votre expert-comptable, vous saurez ainsi les éléments que vous devez adresser à celui-ci.

- le registre des immobilisations. Vous pourrez ainsi continuer les amortissements des immobilisations des années antérieures.

- la déclaration DAS 2, pour déclarer les honoraires rétrocédés en 2014 ainsi que les honoraires ne constituant des rétrocessions.

- si vous êtes soumis à la TVA, les déclarations de TVA souscrites cette année.

Conseil : si vous avez payé une dépense professionnelle avec un compte privé, remboursez-vous immédiatement en faisant un chèque ou un virement du compte professionnel sur le compte privé.

Les pièces justificatives

Pour qu’une dépense soit déductible, elle doit être appuyée d’une pièce justificative et cette pièce n’est acceptée par l’administration qu’à des conditions très strictes.

La pièce (quelle que soit son appellation : facture, note d’honoraires, etc.) doit mentionner :

- les renseignements concernant le fournisseur (dénomination sociale, adresse, numéro SIRET, etc.).

- la date de la facture,

- la nature détaillée de la dépense,

- le montant à payer. Si vous êtes soumis à la TVA, la facture doit comporter également le montant hors taxe, le taux de TVA et la TVA.

Vous devrez ensuite inscrire sur chaque pièce justificative le mode de règlement (chèque, espèces ou virement), la date du règlement, et, pour les factures payées par chèque, le compte concerné et le numéro du chèque. Cela facilitera grandement la saisie de votre comptabilité. Bien entendu, vous avez intérêt à porter ces mentions au fur et à mesure de leur règlement.