La période de la déclaration 2035 approche et il est temps de vous replonger dans votre comptabilité. La première chose à faire, c’est de vérifier si vous avez bien toutes vos pièces justificatives, si ces pièces sont probantes aux yeux de l’administration fiscale et si elles correspondent bien à des dépenses professionnelles déductibles. Suivez le guide.
La pièce justificative
L’administration est très formaliste : à chaque dépense déduite doit correspondre une pièce justificative et, pour permettre la déduction de la dépense, la pièce justificative doit mentionner obligatoirement :
- les renseignements concernant le fournisseur (son nom ou sa dénomination sociale, son adresse, son activité, son numéro SIRET et son numéro de TVA intracommunautaire),
- la date à laquelle elle a été établie. Toutefois, il faudra la comptabiliser à la date à laquelle elle aura été payée.
- la nature de la dépense, suffisamment détaillée pour éviter toute contestation,
- son montant.
Elle devra indiquer également vos nom, prénom et adresse professionnelle, sauf pour les factures d’un faible montant comme les notes de taxi, les factures de restaurant ou les tickets de carburant. Évitez les factures établies à votre domicile, surtout s’il s’agit de mobilier ou de travaux…
Si vous n’êtes pas soumis à la TVA, la mention de cette taxe n’est pas nécessaire. Si vous l’êtes, totalement ou partiellement (par exemple si vous faites des actes d’esthétique ou si vous avez un collaborateur), votre facture doit obligatoirement porter le taux de TVA et le montant de cette taxe, pour que vous puissiez la récupérer. En principe, si votre fournisseur a omis de faire ressortir la TVA sur la facture, vous ne pouvez pas vous-même la rajouter…
Le caractère professionnel
Vous avez vérifié que votre pièce justificative répond bien aux exigences de l’administration mais ce n’est pas suffisant pour pouvoir la déduire. Il y a en effet une condition fondamentale posée par l’article 93-1 du code général des impôts : « le bénéfice à retenir dans les bases de l’impôt sur le revenu est constitué par l’excédent des recettes totales sur les dépenses nécessitées par l’exercice de la profession ». Ce qui veut dire qu’il doit y avoir un lien direct entre l’exercice libéral de la profession et la déduction de la dépense.
Bien entendu, il faut exclure les dépenses d’ordre privé comme l’impôt sur le revenu ou la taxe d’habitation. Par contre, certaines dépenses peuvent avoir un caractère mixte, c'est-à-dire être à la fois personnelles et professionnelles. Ce sera par exemple le cas de frais de voiture ou du loyer d’un local mixte. La difficulté consiste alors à déterminer le pourcentage d’utilisation professionnelle de la dépense. Nous reviendrons sur ce point lorsque nous verrons les différentes dépenses professionnelles.
Ne peuvent être déduites du revenu libéral, les dépenses correspondant à une activité salariée (comme les trajets entre le domicile et l’hôpital).
Il faut également que la dépense soit nécessitée par l’exercice « normal » de la profession. C’est ainsi que l’administration refuse la déduction de frais d’avocat entraînés par la commission d’une faute professionnelle.
Dans certains cas, comme les congrès ou les séminaires, l’administration vous demandera d’apporter la preuve du caractère professionnel de la dépense, en plus de la facture de la manifestation. Vous devrez démontrer le caractère professionnel de tout ou partie du déplacement. Pour cela, il vous suffit de conserver et de joindre à la facture le programme détaillé du congrès ou du séminaire ainsi que tous les documents correspondants (badge, attestation de présence, texte d’une intervention, etc.).
Pour les dépenses de réception, l’administration vous demande d’indiquer sur les notes de restaurant les noms des personnes invitées. Ce qui vous amènera peut-être à expliquer le caractère professionnel de l’invitation.
Le règlement
Pour pouvoir déduire votre facture, vous devez enfin pouvoir prouver qu’elle a bien été réglée. À cet effet, nous vous conseillons de porter certaines mentions sur la facture, dès que vous l’avez payée :
- le mode de règlement (chèque, espèces ou virement),
- la date du règlement,
- pour les dépenses payées par chèque, le compte bancaire concerné, et les trois derniers chiffres du numéro du chèque.
Cela facilitera grandement la tenue de votre comptabilité.
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